¿En persona? ¿Virtual? ¿O un híbrido? Cómo planificar su reunión o conferencia

Con la relajación de las restricciones de viaje y tamaño de las reuniones en todo Estados Unidos, muchos equipos, asociaciones y grupos de empresas están dispuestos a reunirse. Pero no siempre están seguros de cómo reunirse de forma segura y dónde celebrar la reunión.

Nuestro veterano equipo de Beaver Run tiene la experiencia para ayudarle a navegar en estos tiempos inciertos y lograr sus objetivos de reunir a su equipo ya sea de forma remota (con su campamento base AV / tecnología en Beaver Run), en persona o una opción híbrida.

Aquí está nuestra lista de verificación actualizada de cómo planificar una reunión en 2021, 2022 y más allá, junto con algunos consejos y consideraciones para que pueda organizar una reunión exitosa y segura:

LISTA DE CONTROL DE LAS REUNIONES

3 meses - 3 años ANTES:

• Determine las metas y objetivos de su acto o conferencia. Si es necesario, identifique un tema
• Determine su número ideal de asistentes y, a continuación, determine su número mínimo para que el acto sea un éxito y su número máximo absoluto.
• Compruebe las órdenes de sanidad pública y las restricciones vigentes (si su evento se celebra en los próximos 6 meses)
• Identificar posibles fechas 
• Establecer un presupuesto
• Consolidar el equipo organizador o las principales partes interesadas de la organización 
• Determine si planea reunirse en persona, virtualmente o utilizar un híbrido. Para cada uno de ellos, considere el lugar / espacio que satisfaga sus requisitos.
  • Si es necesario, realizar visitas a los emplazamientos para "campamentos base" virtuales con los requisitos audiovisuales y tecnológicos, una opción híbrida o una opción presencial.
  • Compruebe la política del lugar de celebración en cuanto a cancelaciones o cambios de fecha. En Beaver Run, trabajaremos con usted. .
  • Selecciona el lugar de celebración (esperamos que sea Beaver Run) y ocúpate de los contratos y los depósitos.
  • Establezca las tarifas de las salas y organice otros detalles (audiovisuales/tecnología, comida y bebida, traslados al aeropuerto, actividades, descuentos en el spa) con su contacto de ventas (en Beaver Run podemos ayudarle con el espacio para reuniones, las salas, las actividades, la comida y bebida y los audiovisuales/tecnología).
• Envíe su "save the date
• Comenzar a planificar el contenido de la reunión y el orden del día, lo que podría implicar la contratación de ponentes invitados.
• Empiece a planificar actividades y eventos, como jornadas de esquí, golf, senderismo en grupo, cursos de formación en equipo con cuerdas o...
• Si es necesario, elabore un plan de gestión de riesgos para su acontecimiento

2 meses - 1 año ANTES:

• Compruebe las órdenes de sanidad pública, las restricciones para viajar y lo que está abierto
• Preparar a los ponentes y confirmar sus viajes y habitaciones
• Finalice todo el marketing y siga promoviendo las confirmaciones de asistencia y las inscripciones.
• Finalice sus recepciones, eventos de networking, actividades
• Considere su plan COVID, sus políticas y su logística:
  • Desarrolle sus políticas para asistentes, ponentes y personal: Máscaras obligatorias o recomendación o nada en absoluto
  • Exención de COVID para los asistentes, equipo
  • Puede utilizar pegatinas de colores o cordones de colores para indicar el nivel de comodidad de los asistentes con las interacciones:
    • ROJO: Significa que por favor mantengan distancia física. No abrazos o apretones de manos, por favor
    • AMARILLO: Means me pregunta sobre mi nivel de comodidad. Me parece bien que se me acerquen pero, por favor, no me abracen ni me den la mano sin preguntar.
    • VERDE: ¡Significa que me siento cómodo con los abrazos y los apretones de manos! Hablemos.
• Finalice todos sus pedidos impresos de pancartas, programas, folletos, señalización
• Finalice sus artículos promocionales ("swag" o regalos)
   

1 mes - 6 meses ANTES:

• Confirme el recuento de asistentes y las listas de habitaciones (si las tiene)
• Enviar recordatorios a los asistentes sobre la política de COVID, el orden del día, los plazos, el aparcamiento, etc.
• Vuelva a reunirse con el equipo del lugar de celebración de la reunión para revisarlo todo.
• Finalice sus pedidos de equipos audiovisuales/técnicos y de comida y bebida, así como de actividades, eventos de networking, etc.
• Ultima todos los demás detalles: flores, decoración, etc.
• Pregunte por descuentos o ventajas para los asistentes y promuévalos (en restaurantes, tratamientos de spa, actividades in situ como alquiler de bicicletas, etc.).
• Organice las opciones más atractivas para los asistentes, como masajes en la silla, eventos de networking adicionales, servicios en la habitación (un regalo de bienvenida o fresas cubiertas de chocolate), obsequios o regalos adicionales

Unos días o semanas ANTES:

• Compruebe las restricciones de viaje, las órdenes de salud pública, las orientaciones de los CDC y confirme su plan y políticas COVID.
• Confirmar los recuentos finales
• Revisar la configuración de los espacios de reunión, los menús y pedidos de comida y bebida, los equipos audiovisuales y tecnológicos y todos los demás aspectos logísticos.
• Organice los materiales de inscripción y todos los demás materiales (bolsas de regalo, obsequios de bienvenida para los ponentes, AV/tecnología). Si es necesario, envíe los materiales
• Organice una reunión previa a la conferencia y un recorrido por su espacio (si es necesario).
• Envíe recordatorios e información de última hora a los asistentes, incluidas opciones para su "tiempo libre", como descuentos y recomendaciones para restaurantes, tratamientos de spa y actividades (como alquiler de bicicletas).

DURANTE la reunión:

• ¡Disfrute de su evento y de sus reuniones!
• Si tiene alguna pregunta o necesita algo, póngase en contacto con nosotros.

CONSEJOS PARA LA PLANIFICACIÓN DE LA COVID

He aquí algunos consejos de nuestro equipo Beaver Run de cómo organizar una reunión eficaz y segura para todos durante el tiempo de COVID:

Crea una "zona tranquila" con mucho espacio para los codos:

Es aún más importante crear refugios espaciosos y seguros para que los asistentes se alejen del resto de los asistentes a la reunión. Para consultar el correo electrónico, hacer llamadas y, potencialmente, quitarse las mascarillas de forma segura (en función de las órdenes de salud pública y las directrices de los CDC). Durante el verano, el otoño y la primavera, ésta puede ser una zona al aire libre en Breckenridge, Colorado. Pero, en invierno, asegúrese de tener un espacio lo suficientemente grande como para proporcionar distanciamiento físico.

Disponer de un kit de suministros COVID:

Lleve máscaras de repuesto, desinfectante de manos en abundancia y piense en qué otras cosas podrían querer o necesitar los asistentes.

Señales de identificación para el nivel de comodidad COVID:

Ofrezca a los asistentes una forma de indicar fácil y rápidamente su nivel de comodidad para establecer contactos en una reunión. Piense en añadir pegatinas de colores o proporcionar cordones de colores que ayuden a comunicar el nivel de comodidad de cada persona a la hora de establecer contactos e interactuar:

• ROJO: Significa que por favor mantengan distancia física. No abrazos o apretones de manos, por favor
• AMARILLO: Means me pregunta sobre mi nivel de comodidad. Me parece bien que se me acerquen pero, por favor, no me abracen ni me den la mano sin preguntar.
• VERDE: ¡Significa que me siento cómodo con los abrazos y los apretones de manos! Hablemos.

Reimaginar los rompehielos y los eventos de networking:

Piense en formas de presentar a los asistentes o de ayudarles a conocerse sin necesidad de darles la mano o de estar muy cerca, o si están en un entorno virtual. Juegos de preguntas y respuestas, rompecabezas, votaciones virtuales, salas de reuniones virtuales, un chat en línea para conectar a los asistentes (especialmente en el caso de reuniones virtuales o híbridas).

Póngase en contacto con nuestro equipo Beaver Run para obtener más asesoramiento y ayuda: groups@beaverrun.com

ANTES DE IR A ESQUIAR:

El año pasado fue... bueno, fue un año desafiante y difícil con COVID-19. Breckenridge Ski Resort todavía está tomando precauciones para COVID (y tú también deberías), pero sabemos MUCHO más sobre COVID de lo que sabíamos el año pasado. 

NO exigimos vacunas para alojarse en Beaver Run ni para cenar en nuestros restaurantes Beaver Run.
Beaver Run NO es propiedad ni está afiliada a Breckenridge Ski Resort.

Alojamiento en Beaver Run: NO se necesita prueba de la vacuna.
Cenar en Beaver Run (en Skywalk Market, Coppertop, Spencer's Restaurant dentro de Beaver Run Resort): NO se necesita prueba de vacunación. NO es necesario reservar con antelación.
Esquí en la estación de Breck: NO se necesita prueba de vacuna. NO es necesario reservar el día de esquí
Cenar en los restaurantes de la estación de esquí (The Maggie, Ten Mile Station, Vista House): SÍ - es posible que siga necesitando una reserva y un justificante de vacunación Lleve su mascarilla o protector facial. La necesitará para el transporte público y en determinados negocios de Breckenridge. Infórmate antes de ir (consulta las órdenes de salud pública). Por ahora, ¡EMPAQUE SU MÁSCARA!

SKI RESORT INFO

ESTACIÓN DE ESQUÍ DE BRECKENRIDGE

EN LA MONTAÑA

• NO se necesitan reservas para esquiar o hacer snowboard en Breckenridge Ski Resort para la temporada 2021-2022. Y, NO se necesita prueba de vacunación para esquiar al aire libre (necesitarás una prueba de vacunación si tienes 12 años o más en la estación de esquí para ciertos comedores interiores y otros lugares interiores).
• La venta de forfaits será limitada durante las vacaciones. Compre sus billetes con antelación. (Días festivos limitados: del 25 de diciembre al 2 de enero, del 14 al 17 de enero y del 18 al 27 de febrero).
• Los remontes y telecabinas funcionarán a pleno rendimiento (esta temporada no hay requisitos ni restricciones domésticas).
• Habrá escuela y programas de esquí y snowboard.
• Para más información sobre la estación de esquí de Breckenridge, visite su sitio web: https://www.breckenridge.com/explore-the-resort/about-the-resort/winter-experience.aspx

INFORMACIÓN DE LA ESTACIÓN DE ESQUÍ

DÓNDE COMER:

• PICO 9: CAFETERÍA // Beaver Run ofrece opciones de almuerzo tipo CAFETERÍA y una barbacoa al aire libre en Coppertop, en la base del Pico 9.
  • NO ES NECESARIO RESERVAR.
  • NO SE NECESITAN VACUNAS
  • Hay plazas al aire libre y algunas plazas limitadas en el interior (no es necesario reservar ni vacunarse).
• PEAK 9: CAFÉ CON SENTADA // Beaver Run ofrece una cafetería en el piso de arriba para comer en Coppertop Bar & Cafe
  • NO ES NECESARIO RESERVAR
  • NO SE NECESITAN VACUNAS
  • Hay asientos en el interior y un balcón con vistas desde el segundo piso a la zona de la base del Pico 9 y a las pistas. (También es uno de los lugares más populares para después de esquiar).
• PICO 9: RESTAURANTE PARA SENTARSE // El restaurante Spencer's de Beaver Run ofrece una opción rápida y sencilla de bufé (desayuno, almuerzo) o de menú.
  • NO ES NECESARIO RESERVAR
  • NO SE NECESITAN VACUNAS
  • Recomendamos hacer una reserva para cenar en cualquier restaurante de Breckenridge durante las vacaciones y los fines de semana y horas punta. 
• Los restaurantes de Breckenridge Ski Resort ya no exigen máscaras en el interior de sus restaurantes y puntos de restauración (así como en el interior de sus alojamientos, tiendas minoristas, baños y otras instalaciones interiores),
  • La estación de esquí de Breck exigirá reservas para algunos de sus restaurantes con requisitos de VACUNACIÓN para huéspedes mayores de 12 años. 
  • MÁS INFORMACIÓN: https://www.breckenridge.com/explore-the-resort/about-the-resort/winter-experience.aspx

CENAR SIN RESTRICCIONES

¿ENMASCARAR O NO ENMASCARAR?

TRAIGA SU MASCARILLA o cobertura facial allá donde vaya. El mandato sobre mascarillas para interiores expiró a medianoche del 25 de enero. Por favor, consulte las últimas directrices de los CDC para máscaras y protocolos de seguridad COVID.
Breckenridge Ski Resort (no afiliado a Beaver Run) está exigiendo una prueba de vacunación para ciertos comedores interiores y otros casos - y YA NO EXIGE máscaras en interiores. Por favor, infórmese antes de ir.

NECESITO LLEVAR MASCARILLA EN BEAVER RUN?
Por favor, compruebe las órdenes de salud pública y los mandatos de mascarilla.
En este momento, NO hay un mandato de máscaras en interiores en el Condado de Summit (pero esto puede cambiar).
Si usted asiste a una conferencia o evento en Beaver Run, por favor revise para ver los requisitos para su evento específico.

Aquí es donde usted está obligado a usar una máscara en Breckenridge:

• TRANSPORTE PÚBLICO: Es OBLIGATORIO llevar mascarilla.
• CIERTOS NEGOCIOS: Están requiriendo máscaras
• ESTACIÓN DE ESQUÍ DE BRECK: YA NO requiere máscaras en el interior. Compruébelo con antelación. 

MÁS INFORMACIÓN SOBRE LAS MÁSCARAS

¿A PRUEBA DE VACUNAS?

Si está vacunado o si sus hijos están vacunados, TRAIGA SU TARJETA DE VACUNACIÓN a Breckenridge.

¿NECESITO UNA VACUNA PARA ALOJARME EN BEAVER RUN RESORT?
No.

Pero - Estamos siguiendo las directrices de los CDC y animamos encarecidamente a todo el mundo a vacunarse.
En este momento NO es necesario mostrar la prueba de la vacunación para alojarse en Beaver Run (esto podría cambiar en función de las directrices de los CDC o de las órdenes locales de salud pública, así que CONOZCA ANTES DE IR)

¿NECESITO UNA VACUNA PARA COMER EN BEAVER RUN RESORT?
No.
Nuestros restaurantes Beaver Run son:

• Restaurante Spencer's. Restaurante a pie de pista con un popular bufé y menú para desayunos, almuerzos y cenas.
  • Situado en la 2ª planta de Beaver Run Resort
  • NO ES NECESARIO VACUNARSE NO SE REQUIEREN RESERVAS, pero se recomienda encarecidamente reservar para cenar.
• Cafetería Coppertop: Opción de almuerzo para llevar.
  • Situado en la 1ª planta de Beaver Run Resort
  • NO ES NECESARIO VACUNARSE. NO ES NECESARIO RESERVAR.
• Bar y cafetería Coppertop: Comidas y bebidas para después de esquiar. EL lugar de apres con la mejor terraza junto a la montaña en Breck y música en vivo 4 noches a la semana este invierno.
  • Situado en la 3ª planta de Beaver Run Resort
  • NO ES NECESARIO VACUNARSE. NO ES NECESARIO RESERVAR.
• Mercado Skywalk
  • Situado en la 3ª planta de Beaver Run Resort
  • NO ES NECESARIO VACUNARSE. NO ES NECESARIO RESERVAR.
• Pub at the Hub & Base Nine son otros dos puntos de venta en Beaver Run Resort (consultar horarios) 

Beaver Run sigue las directrices de los CDC y recomienda encarecidamente a todo el mundo que se vacune.
En este momento NO es necesario mostrar el justificante de vacunación para cenar en Beaver Run (esto podría cambiar en función de las directrices de los CDC o de las órdenes locales de salud pública, así que CONOZCA ANTES DE IR)

¿NECESITO UNA VACUNA PARA COMER EN BRECK SKI RESORT?
Sí. Según la página web de Breckenridge Ski Resort, los huéspedes tendrán que mostrar un justificante de vacunación para cenar en sus restaurantes interiores de la montaña. Consulte su sitio web para obtener información actualizada (esto podría cambiar, así que consulte directamente su sitio web): https://www.breckenridge.com/explore-the-resort/about-the-resort/winter-experience.aspx

SKI RESORT INFO

OTROS CONSEJOS PARA SU ESTANCIA: 

SKI RENTALS: Plan in advance and book your rentals online. Beaver Run guests get a 20% discount through Breck Sports for a convenient, on-site experience at Beaver Run with access to one of the largest collections of ski and snowboard rental equipment.

STOCK UP ON HAND WARMERS: With limited indoor capacity, you’ll be spending more time outside this year. Stop by the Skywalk Market and get some extra hand warmers – and snacks, too!

BRING AN EXTRA BUFF or facial covering: Your facial covering will get wet. Make sure you have one that wicks away the moisture or pack an extra one.

PLAN AHEAD: Make your dinner reservations in advance. With limited seating at all of the Breckenridge restaurants in town, it’s important to plan ahead. Beaver Run restaurants do NOT require reservations, but dinner and lunch reservations at Spencer’s are recommended. As a reminder, Beaver Run restaurants are NOT requiring proof of vaccinations or reservations. 

ORDER GROCERIES: If you are staying at Beaver Run Resort, contact our concierge at 970-453-6000 and order your groceries to be delivered directly to your Beaver Run condo. Our grocery stores can be crowded during peak season. You will save yourself the time and hassle of shopping and have more time to play.

KNOW BEFORE YOU GET HERE: Make sure to check the local public health orders, restrictions and what’s open.

MORE TIPS: Visit the Breckenridge Tourism Office’s site to learn more about what to expect for your Breck stay.


>> BEAVER RUN LODGING INFO: We want to assure you that we’re here for you to answer questions about your lodging stay at Beaver Run and to help you plan and book your next vacation to Breckenridge with us.
CONTACT us: 970-453-6000

>> If you have questions about your season pass or lift tickets or Breckenridge Ski Resort, please contact the ski resort directly at: (970) 754-0005 or comments@vailresorts.com <<
** Beaver Run Resort is NOT owned or affiliated with Breckenridge Ski Resort. Visit here for more info: https://www.breckenridge.com/explore-the-resort/about-the-resort/winter-experience.aspx